Intranet et couteau Suisse

Nous avons tous eu la tentation d'acheter un couteau suisse, qui donne le sentiment de pouvoir faire face à toutes les situations.

Dans la vraie vie, nous nous apercevons que seule une ou deux lames sont vraiment utiles. En définitive, l'objet est plutôt encombrant par rapport au service qu'il rend réellement.

Quelles fonctions pour un intranet ?

Je viens de lire le cahier des charges d'une collectivité locale de moins de dix mille habitants qui veut installer un Intranet avec une ribambelle de fonctions.

C'est l'occasion de rappeler que toutes les études sur les intranets montrent

• Que l'utilisateur cherche essentiellement soit des informations internes, soit les coordonnées de personnes, seulement si les informations et l'annuaire sont réputés à jour.
• Qu'un Intranet qui n'est pas à jour est déserté par les utilisateurs
• Que d'autres fonctions, sauf exception, qui concernent une minorité d'utilisateurs, si elles sont sous utilisées, nuisent à la réputation de l'Intranet.

En résumé

Seules les informations que votre organisation pourra mettre à jour en continu doivent être publiées dans votre intranet.
Ne publiez jamais des informations obsolètes, ne proposez pas des fonctions visiblement inutilisées. 

La clef : tous engagés, chacun contribue un peu

Sauf dans une très petite organisation, l'idée que l'intranet soit mis à jour par une seule personne est vouée à l'échec.

Chacune des personnes qui produisent des informations internes doit publier ces informations dans l'intranet aussitôt, elle-même, simplement et intuitivement.

Le choix d'un outil Intranet qui offre cette souplesse est indispensable au succès du projet intranet.